Hoe drinkt de gemeente Evergem zijn koffie?

Koffie en waterbesparing?

Enig idee wat koffie te maken heeft met waterbesparing? Je zou denken dat het enkel over het water in de koffie zelf gaat. Maar eigenlijk gaat de link tussen water en koffie veel verder.

In gemeentehuizen wordt er vaak koffie geserveerd en jammer genoeg gaat er vaak veel verloren op het einde van de dag. Koffiekannen met restjes worden bijvoorbeeld vaak gewoon weggegoten. En dat kan natuurlijk beter. Een gemeente kan immers resoluut kiezen voor een duurzaam koffiebeleid. Dit gaat dan niet alleen maar over verspilling tegengaan, maar bijvoorbeeld ook over de keuze van de koffiebonen. 

Koffie: een waterslurper

Koffie is een echte waterverslinder. Tijdens de teelt en het productieproces van één kopje koffie wordt maar liefs 130 liter water verbruikt! 

Hieronder lees je in een interview met Kathleen Dewulf – coördinator duurzaamheid – meer over het watervriendelijk koffiebeleid in de gemeenten Evergem.

Hoe boden jullie koffie aan in de gemeente Evergem?​

Tot midden 2020 was het zo dat het aanbod van koffie afhing van de locatie waar men werkt

  • In het administratief centrum van Evergem (gemeentehuis) werken de meeste personeelsleden van de gemeente EvergemDe poetsvrouw stond ’s morgens in voor het maken van koffie. Er werden dagelijks twee percolators koffie gemaakt en door haar verdeeld in grote koffiekannen. Eenmaal koffie gemaakt, plaatste de poetsvrouw in elke koffiehoek (twee of drie per verdiep) een koffiekan. Ook werd voor elke vergadering een verse kan koffie klaargezet. Bij grotere vergaderingen werden meerdere kannen koffie klaargezet in de vergaderruimte. Voor een zitting van de gemeenteraad werd enkele jaren geleden zelfs de keuze gemaakt om één kan koffie per twee gemeenteraadsleden te voorzien.  
  • In het administratief centrum Sleidinge – waar een 30tal collega’s aan het werk zijn – en in de vrijetijdsdiensten (verspreid over de gemeente) werd de koffie ’s morgens en ’s middags door de medewerkers zelf  gemaakt. En dit ook met koffiezetapparaat. 
  • Voor de werklieden werd koffie gemaakt door de poetsvrouw. 

De koffie die werd aangeboden was op zich al duurzame koffie van Oxfam wereldwinkel. 

En nu?

Sinds we samenwerken met Join For Water evolueren we in het administratief centrum Evergem (gemeentehuis) naar twee koffie- en waterhoeken (in totaal) waar medewerkers terechtkunnen voor hun tas koffie, thee en chocomelk

Verder zijn in het bestek voor de aankoop van de koffiemachine duurzame criteria opgenomen. Ook zal er een koffiemachine komen in het administratief centrum Sleidinge. 

Op de andere locaties is de koffieverspilling veel minder aangezien daar veel minder personeelsleden aan het werk zijn en er een kleinere koffiezet gebruikt wordt. 

Waarom zijn jullie veranderd?

Er zijn verschillende redenen waarom we gekozen hebben voor dit nieuwe beleid:

  • We willen de verspilling van koffie tegengaan. We merkten dat heel wat koffiekannen op het einde van de werkdag nog bijna volledig vol of halfvol werden teruggebracht naar de keuken. We verspilden dus heel wat koffie en water door het inefficiënt gebruik van koffie.
  •  Efficiëntie: het rondbrengen van de koffie door onze poestvrouwen was heel intensief… Naast de poetstaken moesten zij dagelijks alle koffiehoeken in het gebouw bedienen . Hier kroop toch wel wat tijd in. 
  • We willen graag dat personeelsleden meer bewegen. Personeelsleden werden tot nu toe op hun wenken bediend door een koffiekan en water heel dichtbij te hebben. Anderzijds sensibiliseren we onze medewerkers steeds meer om af en toe eens te bewegen (i.h.k.v. welzijn & gezondheid). Deze beslissing sluit daarbij aan.

Wat is er positief verlopen in het veranderingsproces?

Wat positief was in dit veranderingsproces is de samenwerking tussen de verschillende diensten. De dienst aankoop, de dienst gebouwen en logistiek, de dienst beleidsondersteuning (lokaal mondiaal beleid/duurzaamheid) en de dienst communicatie werkten hieraan meeZij maakten deel uit van de projectgroep. Door goed samen te werken aan het project, onderzoek te voeren en dan ook te zorgen dat alles technisch in orde was, is het project vlot verlopen. 

Bovendien werd alles goed doorgesproken en de timing  werd gerespecteerd, maar deze aanpak versterkte vooral het draagvlak voor het project/de gemaakte keuze en  iedereen nam zijn verantwoordelijkheid. 

Als we dan kijken naar de verandering binnen de organisatie zie je wel dat elke verandering in het begin moeilijk is. Maar door een mooie, duidelijke communicatie zien we wel dat alle medewerkers nu enthousiast  hun koffietas vullen en niet meer morren over het feit dat ze zich hiervoor moeten verplaatsen.  

En als laatste merk je ook dat momenten van informeel contact met collega’s die je eigenlijk anders niet zo vaak ziet, deugd doen bij heel wat medewerkers. 

Wat waren valkuilen?

De valkuilen zijn dezelfde als bij elk veranderingsproces: 

  • Je moet goed nadenken en doorpraten waar je naartoe wil, dus zorgen dat de neuzen in dezelfde richting staan (ook politiek). 
  • Je moet rekening houden met weerstand binnen de organisatie, maar je vooral niet laten verlammen door deze weerstand en eerste indrukken. Verandering wekt als eerste reactie vaak weerstand op, maar door te blijven communiceren en uit te leggen waar je voor gaat kan je weerstand wel ombuigen.
  • Tegemoetkomen aan alle eisen en vragen is niet evident. Daarom hou je best dezelfde koers aan van in het begin! 
  •  

Hoe reageerden de collega’s op de verandering?

Je hebt altijd collega’s die vanaf het begin laaiend enthousiast zijn en dan collega’s die dat niet zijn. Vaak is het zo dat de weerstand in het begin opborrelt omwille van het onvoldoende weten of begrijpen waarom we de verandering doen. Van zodra er een open, correcte en leuke communicatie is rond het thema komt er meer begrip en ook waardering.  

Organiseer een testgroep!

Vier koffiemachines werden door een testgroep van medewerkers getest.  Een groep van een 15tal medewerkers uit verschillende diensten hadden zich kandidaat gesteld om mee deel uit te maken van de testjury. Elke machine heeft hier een week gestaan. Ook dit gaf een heel fijne dynamiek, collega’s namen hun testopdracht echt wel serieus en er werd binnen de groep testers vergeleken, besproken, enzovoort. 

Zelf aan de slag?

Lijkt dit iets voor jouw gemeente of organisatie?